Organizacja konferencji to ogromne przedsięwzięcie. Trzeba zadbać o każdy szczegół, od znalezienia prelegentów, wynajęcia miejsca i zorganizowania cateringu, po stworzenie materiałów marketingowych i obsługę rejestracji. Jest to wyczerpujący i stresujący proces, ale również niezwykle satysfakcjonujący po zakończeniu wydarzenia. Jeśli niedawno organizowałeś konferencję lub jesteś zainteresowany jej zorganizowaniem, w tym wpisie znajdziesz przydatne porady. Rozmawialiśmy z organizatorami imprez, menadżerami i firmami cateringowymi, którzy ujawnili swoje najlepsze triki na sukces. Oto nasze dziesięć najlepszych wskazówek, jak zorganizować następną konferencję – od początku do końca!

Zanim zaczniesz planować

Zanim zaczniesz planować swoje wydarzenie, musisz odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań. Jaki jest cel Twojej konferencji? Co chcesz dzięki niej osiągnąć? Jakie są cele wydarzenia? Jaki jest budżet konferencji? Czy istnieją sponsorzy lub partnerzy, którzy mogliby pomóc w pokryciu kosztów? Czy w Twojej okolicy jest odpowiednie miejsce na konferencję? Jaka jest najlepsza pora roku na zorganizowanie konferencji? Gdzie najlepiej szukać prelegentów?

Przyjrzyjmy się bliżej tym pytaniom.

Powinieneś zacząć od końca. Co chcesz wynieść z konferencji? Co chcesz, aby zrobiła dla twoich słuchaczy? Co chcesz, aby zrobiła dla twojej organizacji? Co chcesz, aby zrobiła dla prelegentów? Ważne jest, aby przemyśleć te rzeczy, aby konferencja odpowiadała tym potrzebom i odniosła sukces.

Musisz również rozważyć swój budżet. Możesz pobierać opłaty za udział w konferencji lub uczynić ją bezpłatną, ale cokolwiek zrobisz, będziesz musiał być świadomy swojego budżetu i tego, ile to wydarzenie będzie kosztować. Jeśli jesteś partnerem organizacji, która może być w stanie zapewnić pewne wsparcie finansowe, to jest to dobra rzecz.

Ustal temat konferencji

Zanim jeszcze zaczniesz myśleć o tym, kto będzie przemawiał na twoim wydarzeniu, musisz mieć jasny pomysł na tematy, które twoi prelegenci będą omawiać. Ważne jest, aby mieć co najmniej jeden główny temat dla swojego wydarzenia – temat, który prelegenci będą omawiać podczas konferencji. Tym tematem może być coś z Twojej branży lub coś bardziej ogólnego, np. przyszłość pracy, różnorodność w miejscu pracy, korzyści z pracy zdalnej, budowanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym itp. Pomyśl o tematach, które są istotne dla Twojej konferencji i o których ludzie będą chcieli usłyszeć. Najlepsze tematy to takie, które zaangażują Twoich odbiorców, pomogą im rozwiązać problemy, dadzą im nowe umiejętności i wiedzę. Na przykład, jeśli Twoja konferencja jest organizowana dla przedsiębiorców, możesz wybrać następujące tematy: przyszłość pracy, budowanie marki, znalezienie odpowiednich klientów, zarządzanie pieniędzmi, itp. Innym przykładem może być to, że jeśli Twoja konferencja jest przeznaczona dla pracowników i menedżerów, mógłbyś wybrać następujące tematy: zarządzanie zespołami zdalnymi, tworzenie integracyjnych środowisk pracy i skuteczne komunikowanie się.

Tematy mogą być szerokie, ale powinieneś również mieć wyraźny i konkretny nacisk na każdy z nich. Chcesz, aby Twoi prelegenci mogli łatwo powiązać swoją prezentację z tematem, tak aby połączenie było jasne dla publiczności.

Zdecyduj o liście gości i składzie prelegentów

Teraz, gdy wybrałeś już tematy swojej konferencji, możesz zacząć myśleć o tym, kto będzie przemawiał na twoim wydarzeniu. Powinieneś zacząć od zrobienia listy osób, które chcesz zaprosić do przemówienia na wydarzeniu, niezależnie od tego, czy są to pracownicy Twojej organizacji, eksperci z branży czy inne osoby, które Twoim zdaniem byłyby świetnymi mówcami. Zrób research na temat potencjalnych mówców – dowiedz się kim są i co zrobili, i zastanów się, którzy mówcy najlepiej pasowaliby do Twojego wydarzenia. Osoby, które wybierzesz do wystąpienia na swoim wydarzeniu powinny być ludźmi, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie w dziedzinach związanych z tematyką Twojej konferencji. Powinny być w stanie zaangażować publiczność i dostarczyć użytecznych informacji.

Zaplanuj kampanię reklamową i materiały marketingowe

Jeszcze przed organizacją konferencji (https://meetingart.pl/oferty/konferencje-i-kongresy/), możesz zacząć myśleć o tym, co chcesz zrobić, aby rozreklamować wydarzenie. Możesz stworzyć materiały marketingowe, takie jak plakaty, opisy wydarzeń, stronę internetową konferencji lub reklamy do mediów społecznościowych – wszystko, co pomoże ludziom dowiedzieć się o twoim wydarzeniu i zainteresować ich przybyciem. Możesz również porozmawiać z prelegentami i gośćmi i sprawdzić, czy byliby zainteresowani pomocą w promocji wydarzenia. Dobrym sposobem na rozpowszechnienie informacji o wydarzeniu są media społecznościowe. Możesz stworzyć stronę wydarzenia na Facebooku i zaprosić ludzi do przyłączenia się, lub utworzyć konto na Twitterze dla swojej konferencji i używać hashtagów związanych z wydarzeniem. Możesz również spróbować uzyskać relację w lokalnej gazecie lub na lokalnym kanale telewizyjnym.

Zarezerwuj miejsce i catering

Będziesz potrzebował miejsca na swoją konferencję, więc będziesz musiał zidentyfikować miejsce, które jest nie tylko niedrogie, ale także dobrze dostosowane do twojego wydarzenia. Czego oczekujesz od swojego miejsca? Czy potrzebujesz dużej czy małej sali? Czy chcesz mieć elastyczną przestrzeń? Co z lokalizacją? Jakie inne wydarzenia odbywały się w tym miejscu wcześniej? Jakiej wielkości tłumy są w stanie pomieścić? To niektóre z rzeczy, o których powinieneś pamiętać organizując konferencję.

Trzeba będzie również wybrać firmę cateringową dla swojej imprezy. Możesz wybrać firmę cateringową, którą znajdziesz i zakontraktujesz samodzielnie lub możesz zapytać w miejscu imprezy, czy mają polecane firmy cateringowe, z których możesz skorzystać. Przy wyborze firmy cateringowej należy wziąć pod uwagę potrzeby żywieniowe gości. Należy również zdecydować, ile jesteś w stanie wydać na catering i napoje, ponieważ będzie to określać, jakie firmy cateringowe będą dostępne dla Ciebie.

Słowa końcowe

Organizacja konferencji jest ekscytującym i satysfakcjonującym doświadczeniem, ale jest to również dużo pracy! Jednak z naszymi wskazówkami, będziesz dobrze przygotowany do zorganizowania wydarzenia, które uczestnicy będą wspominać długo po jego zakończeniu. Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, a będziesz miał udaną konferencję w swoich rękach!